大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十）：项目资源管理（四）

大师兄的信息化项目管理学习笔记（三十九）：项目资源管理（三）

四、获取资源

1. 关于获取资源

• 获取资源是获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源。
• 作用是概述和指导资源的选择，并将其分配给相应的活动。
• 需要在整个项目期间定期开展。
• 注意事项：

• 应进行有效谈判，并影响为项目提供所需资源的人。
• 不能获得资源或资源能力不足时，可能会影响项目各因素，甚至导致项目取消。
• 在不违反法律、规章、强制性规定的前提下可以使用替代资源。

• 内部资源由只能经理或资源经理负责获取（分配），外部资源则是通过采购过程获得。

2. ITTO

输入	工具与技术	输出
1. 项目管理计划 - 资源管理计划 - 采购管理计划 - 成本基准 2. 项目文件 - 项目进度计划 - 资源日历 - 资源需求 - 相关方登记册 3. 事业环境因素 4. 组织过程资产	1. 决策 - 多标准决策分析 2. 人际关系与团队技能 - 谈判 3. 预分派 4. 虚拟团队	1. 实物资源分配单 2. 项目团队派工单 3. 资源日历 4. 变更请求 5. 项目管理计划更新 - 资源管理计划 - 成本基准 6. 项目文件更新 - 经验教训登记册 - 项目进度计划 - 资源分解结构 - 资源需求 - 风险登记册 - 相关方登记册 7. 事业环境因素 8. 组织过程资产

3. 输出

3.1 项目管理计划

• 资源管理计划：为如何获取项目资源提供指南
• 采购管理计划：提供了关于将从项目外部获取的资源的信息，包括如何将采购与其他项目工作整合起来以及涉及资源采购工作的相关方。
• 成本基准：提供了项目活动的总体预算。

3.2 项目文件

• 项目进度计划：展示了各项活动及其开始和结束日期，有助于确定需要提供和获取资源的时间。
• 资源日历：记录了每个项目资源在项目中的可用时间段。编制出可靠的进度计划，就需要充分了解各个资源的可用性和时间限制。资源日历需要在整个项目过程中逐渐明细和更新。资源日历是本过程的输出，在重复本过程时随时可用。
• 资源需求：识别了需要获取的资源。
• 相关方登记册：可能会发现相关方对项目特定资源的需求或期望，在获取资源过程中应加以考虑。

3.3 事业环境因素

• 现有组织资源信息，包括可用性、能力水平、以及有关团队资源和资源成本的以往经验。
• 市场条件
• 组织结构
• 地理位置

3.4 组织过程资产

• 有关项目资源的获取、配给和分配的政策和程序。
• 历史信息和经验教训知识库。

4. 工具与技术

4.1 决策

• 多标准决策分析用于选择项目的实物资源或项目团队，根据标准的相对重要性对标准进行加权，加权值可能因资源类型的不同而发生变化。
  

4.2 人际关系与团队技能

• 很多项目需要针对所需资源进行谈判，项目管理团队需要与各方进行谈判。
• 谈判对象：

• 职能经理：需要确保项目在要求的时限内获得最佳资源，直到完成职责。
• 其它项目管理团队：合理分配稀缺或特殊资源。
• 外部组织或供应商：供合适的、稀缺的、特殊的、合格的、经认证的或其他特殊的团队或实物资源。（特别注意与外部谈判有关的政策、做法、流程、指南、法律及其他标准。）

• 在资源分配谈判中，项目管理团队影响他人的能力很重要。

4.3 预分派

• 预分派指事先确定项目的实物或团队资源，可在下列三种情况下发生：

• 招标文件：在竞标过程中承诺分派特定人员进行项目工作。
• 专家：项目取决于特定人员的专有技能。
• 项目章程：制定项目章程过程或其他过程已经指定了某些团队成员的工作分派。

4.4 虚拟团队

• 虚拟团队可定义为具有共同目标，在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人。

• 现代沟通技术使虚拟团队成为可行。

  
• 在虚拟团队的环境中要更加重视规划沟通。可能需要花更多时间，来设定明确的期望，促进沟通，制定冲突解决方法，召集人员参与决策，理解文化差异，以及共享成功喜悦。

5. 输出

5.1 实物资源分配单

• 实物资源分配单记录了项目将使用的材料、设备、用品、地点和其他实物资源。

5.2 项目团队派工单

• 项目团队派工单记录了团队成员及其在项目中的角色和职责，可包括项目团队名录，还需要把人员姓名插入项目管理计划的其他部分，如项目组织图和进度计划。

5.3 资源日历

• 资源日历识别了每种具体资源可用时的工作日、班次、正常上下班时间、周末和公共假期。
• 在规划活动期间，潜在的可用资源信息用于估算资源可用性。
• 资源日历规定了在项目期间确定的团队和实物资源何事可用、可用多久。
• 这些信息可以在活动或项目层面建立，这考虑了注入资源经验和技能水平以及不同地理位置等属性。

5.4 变更请求

• 如果获取资源过程中出现变更请求，或推荐措施、纠正措施或预防措施影响力项目管理计划的任何组成部分或项目文件，项目经理应提交变更请求，且应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。

5.5 项目管理计划更新

• 资源管理计划：更新资源管理计划，以反映获取项目资源的实际经验，包括在项目早期获取资源的经验和教训，这些经验会影响项目后期的资源获取过程。
• 成本基准：在项目资源采购期间，成本基准可能发生变更。

5.6 项目文件更新

• 经验教训登记册：在项目中遇到的挑战、本可以规避这些挑战的方法，以及良好的资源获取方式更新在经验教训登记册中。
• 项目进度计划：所需资源的可用性可能会导致项目进度的变更。
• 资源分解结构：在本过程中获取的资源应记录到资源分解结构中。
• 资源需求：更新资源需求文件，以反应获取的项目资源。
• 风险登记册：本过程中识别的新风险记录在风险登记册中，并通过风险管理过程进行管理。
• 相关方登记册：增加的任何新的相关方，以及在本过程中获得的有关现有相关方的新信息更新在相关方登记册中。

5.7 事业环境因素更新

• 组织内资源的可用性。
• 组织已使用的消耗资源的数量。

5.8 组织过程资产更新

• 作为获取资源过程的结果，需要更新的组织过程资产包括有关获取、配给和分配资源的文件。