大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十二）：项目资源管理（六）

大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十一）：项目资源管理（五）

六、管理团队

1. 关于管理团队

• 管理团队是跟踪团队成员工作表现，提供反馈，解决问题并管理团队变更，以优化项目绩效。
• 本过程的作用是影响团队行为、故那里冲突以及解决问题。
• 需要在整个项目期间开展。
• 软技能要求高：需要综合运用各种技能，特别是沟通、冲突管理、谈判和领导技能。
• 需要不断调整管理方式，技能能力较低的团队成员更需要强化监督。

2. ITTO

输入	工具与技术	输出
1. 项目管理计划 - 资源管理计划 2. 项目文件 - 问题日志 - 经验教训登记册 - 项目团队派工单 - 团队章程 3. 工作绩效报告 4. 团队绩效评价 5. 事业环境因素 6. 组织过程资产	1. 人际关系与团队技能 - 冲突管理 - 制定决策 - 情商 - 影响力 - 领导力 2. 项目管理信息系统	1. 变更请求 2. 项目管理计划更新 - 资源管理计划 - 进度基准 - 成本基准 3. 项目文件更新 - 问题日志 - 经验教训登记册 - 项目团队派工单 4. 事业环境因素

3. 输入

3.1 项目管理计划

• 资源管理计划：为如何管理和最终遣散项目团队资源提供指南。

3.2 项目文件

• 问题日志：在管理项目团队过程中，总会出现各种问题。此时可用问题日志记录由谁负责在目标日期内解决特定问题，并监督解决情况。
• 经验教训登记册：项目早期的经验教训可以运用到项目后期阶段，以提高团队管理的效率和效果。
• 项目团队派工单：识别了团队成员与角色。
• 团队章程：为团队应如何决策、举行会议和解决冲突提供指南。

3.3 工作绩效报告

• 工作绩效报告是以制定决策、采取行动或引起关注所形成的实物或电子工作绩效信息，它包括从进度控制、成本控制、质量控制和范围确认中得到的结果，有助于项目团队管理。
• 绩效报告和相关预测报告中的信息，有助于确定未来的团队资源需求，认可与奖励，以及更新资源管理计划。

3.4 团队绩效评价

• 项目管理团队应该持续地对项目团队绩效进行正式或非正式的评价。
• 不断地评价项目团队绩效，有助于采取措施解决问题、调整沟通方式、解决冲突和改进团队互动。

3.5 事业环境因素

• 人力资源管理政策

3.6 组织过程资产

• 嘉奖证书。
• 公司制服。
• 组织中其它的额外待遇。

4. 工具与技术

4.1 人际关系与团队技能

4.1.1 解决冲突

• 冲突的来源：

• 资源稀缺
• 进度优先级排序
• 个人工作风格差异

• 如何减少冲突

• 团队基本规则
• 团队规则
• 成熟的项目管理实践

• 冲突未必是坏事：

• 可提高生产力，改进工作关系
• 意见分歧有利于提高创造力和改进决策

• 解决冲突的步骤：

• 出现负面冲突，首先由项目团队成员负责解决。
• 冲突升级，项目经理应提供协助，促成满意的解决方案。（项目经理应采用直接和合作的方式，尽早并且通常在私下处理冲突）
• 如破坏性冲突继续存在，则使用正式程序包括采取惩戒措施。(可上升给只能经理或高级经理)

• 五种常用的冲突解决方法：

• 撤退/回避：从实际或潜在冲突中退出，将问题推迟到准备充分的时候，或者将问题推给其他人员解决。
• 缓和/包容：强调一致而非差异；为维持和谐与关系而退让一步，考虑其它方的需求。回避了解决冲突的根源。
• 妥协/调解：为了暂时或部分解决冲突，寻找能让各方都在一定程度上满意的方案。有时会导致“双输”的局面。
• 强迫/命令：以牺牲其他方为代价，推行某一方的观点：只提供赢-输方案。通常利用权利来强行解决紧急问题，适用于赢-输情境。
• 合作/解决问题：也成面对问题，综合考虑不同的观点和意见，采用合作的态度和开放式对话引导各方达成共识和承诺。这是一种双赢的解决方案。

4.1.2 制定决策

• 制定决策：决策包括谈判能力以及影响组织与项目管理团队的能力，而不是决策工具集所描述的一些列工具，需要：

• 着眼于索要达到的目标
• 遵循决策流程
• 研究环境因素
• 分析可用信息
• 激发团队创造力
• 考虑风险

4.1.3 情商

• 情商是指了解、评价和管理自我情绪、他人情绪及团队情绪的能力。
• 团队应该使用情商来了解、评估及控制项目团队成员的情绪，预测团队成员的行为，确认团队成员的关注点及跟踪团队成员的问题，从而达到减轻压力、加强合作的目的。

4.1.4 影响力

• 在矩阵环境中，项目经理对团队成员通常没有或仅有很小的命令职权，所以他们适时影响相关方的能力，对保证项目成功非常关键。
• 影响力主要体现在如下方面：

• 说服他人。
• 清晰表达观点和立场。
• 积极且有效的倾听。
• 在任何情况下都能了解并综合考虑各种观点。
• 收集相关信息，在维护相互信任的同时，决绝问题并达成一致意见。

4.1.5 领导力

• 成功的项目需要强有力的领导技能。
• 领导力是领导和激励团队做好工作的能力。
• 它包括各种不同的技巧、能力和行动。
• 领导力在项目生命周期中的所有阶段都很重要。
• 有多重领导力理论，定义了适用于不同情形或团队的领导风格。
• 领导力对沟通意愿及鼓舞项目团队高效工作十分重要。

4.2 项目管理信息系统

• 项目管理信息系统PMIS可包括资源管理或进度计划软件，可用于在各个项目活动中管理和协调团队成员。

5. 输出

5.1 团队绩效评价

• 随着项目团队建设工作的开展，项目管理团队应该对项目团队的有效性进行正式或非正式的评价。
• 评价团队有效性的指标：

• 技能的改进
• 胜任力的改进
• 团队成员离职率的降低
• 团队凝聚力的加强

• 团队绩效评价功能：

• 识别所需特殊培训、辅导
• 识别出合适或所需的资源

5.2 变更请求

• 如果建设团队过程中出现变更请求，或者推荐的纠正措施或预防措施影响了项目管理计划的任何组成部分或项目文件，项目经理应提交变更请求并遵循实施整体变更控制过程。

5.3 项目管理计划更新

• 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。
• 可能需要变更的项目管理计划组成部分包括资源管理计划。

5.4 项目文件更新

• 经验教训登记册：项目中遇到的挑战、本可以规避这些挑战的方法，以及良好的团队建设方式更新经验教训登记册中。
• 项目进度计划：项目团队建设活动可能会导致项目进度的变更。
• 项目团队派工单：如果团队建设导致已商定的派工单出现变更，应对项目团队派工单做出相应的更新。
• 资源日历：更新资源日历，以反映项目资源可用性。
• 团队章程：更新团队章程，以反映因团队建设对团队工作指南做出的变更。

5.5 事业环境因素

• 员工发展计划的记录
• 技能评估

5.6 组织过程资产

• 培训需求
• 人事测评