邮件内容

语言表达

准确性：使用正确、规范的商务英语（或目标客户所在国家的语言），避免拼写和语法错误。

专业性：避免使用过于随意或口语化的词汇和表达方式。

简洁性：保持邮件内容简洁明了，突出重点。客户通常很忙，没有时间阅读冗长的邮件。

内容完整性

主题明确：邮件主题要准确反映邮件的核心内容，让收件人一眼就能知道邮件的大致用途。

必要信息齐全：包含收件人需要了解的所有关键信息。如果是产品报价邮件，要提供产品名称、规格、价格、最小起订量、交货期、付款方式等详细信息。

引用前文内容（如有）：如果是回复对方的邮件，适当引用之前邮件的内容，使沟通更连贯。

格式规范

字体和排版：使用常见的、易读的字体，如 Arial、Times New Roman 等，字号适中（一般 10 - 12 号）。保持段落清晰，适当使用小标题、项目符号或编号来区分不同的内容部分，使邮件结构一目了然。

签名设置：邮件签名要包含发件人的基本信息，如姓名、职位、公司名称、联系方式（电话、传真、网址、公司地址等）。

附件处理

必要性评估：只添加与邮件内容密切相关的必要附件，避免发送无关或过大的文件。

文件格式和大小：确保附件的文件格式是收件人可以轻易打开的。对于国外客户，常见的文件格式如 PDF、DOCX、JPEG 等比较合适。

附件命名：给附件取一个清晰、有意义的名字，最好包含文件的主要内容和日期等关键信息，方便收件人识别和管理。

发送时间

考虑时差：由于外贸涉及不同国家和地区，要考虑收件人的时区。尽量选择在收件人工作时间发送邮件，这样可以提高邮件被及时查看和回复的概率。

避免节假日：注意目标客户所在国家的节假日，避免在节假日发送业务邮件，以免被忽略或给收件人带来不好的情绪。

邮件跟进

设置提醒：如果邮件很重要，需要对方回复，可以设置提醒来跟进邮件。。