HR如何挽回年会抽奖造成的负面影响-227-90-10

      【职场议见：年会中奖者被怀疑是内定，HR如何挽回信誉？

       因为公司人数较多，且有些员工要上夜班，参加不了年会，用抽奖箱的方式不太公平，所以HR委托IT部写了一个抽奖软件。

        年会顺利结束，但次日有员工发现年会中的抽奖有问题，中奖的员工中主管以上层级占大多数，人力资源部门的中奖率也特别高。

        后来查实是抽奖的随机设置有些问题，导致中奖集中在了某几个层级或某几个部门。各位老师，现在我们部门的人都有点抬不起头，这事该怎么解决比较好？】

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       【摘要：本文针对年会抽奖环节公正性受质疑的问题，提出了一系列具体且细致的整改措施，以达到重建员工信任，维护良好的企业文化和氛围的目的。】

       一、直面问题原因：

        不知道各位看官看完题主的题干叙述对于HR和IT在整个过程中的存在问题是否有清楚认识，在我看来，年会抽奖这个程序不难——因为在2006年及之后的我参加的所在集团年会上我们就开始应用抽奖软件抽奖了——彼时我还中过2000元、3000元的现金奖项，不是大奖，我记得有一年大奖是预算过万的海外旅游大奖，有点跑题了，转回来，那我在这里先说一下年会中出现如此重大的“事故”，题主所在的人力资源部和IT部门存在很大的错误，相关错误原因分析如下。

       人力资源部门存在的问题：

        1、监管不力：HR部门在策划和执行年会抽奖环节时，未能对抽奖软件的公正性和随机性进行充分的提前测试和审核，导致问题在年会抽奖结束之后才被发现。

        2、响应迟缓：在员工对抽奖结果提出质疑后，HR部门未能迅速而透明地承认并处理问题——还有时间上这个平台来求助，这种缓慢的处理速度，在员工看来就是一种麻木不仁，会进一步加剧了员工的不信任和不满。

         IT部门存在的问题：

         1、技术失误：IT部门在开发或开发出来后续维护抽奖软件时，未能确保软件的随机算法是公正和无误的——这可能是由于技术上的疏忽、测试不充分或对随机数生成器等关键组件的理解不足。

       2、缺乏与HR部门的沟通：IT部门可能在开发过程中未能与HR部门充分沟通，以确保软件设计符合年会抽奖的需求和预期，这种用户需求端沟通的缺失可能导致软件在实际应用中出现问题。

       Tips1：综上，这次事件暴露了HR部门在活动策划和危机管理方面的不足，以及IT部门在软件开发和测试过程中的技术失误和沟通不畅。为了避免类似情况再次发生，两个部门需要加强合作与沟通，并在未来的活动中实施更严格的测试和审核流程。

         Tips2：确定问题存在的原因，一方面可以对照问题采取相应的整改措施，另一方面还可以防止错误的重复发生。

       二、跟进整改措施：

        问题已经产生了，贵司人力资源部应该采取何种措施才能“力挽狂澜、扭转颓势”呢？我想采取如下几步既可以体现人力资源部整改诚意，又可以扭转危局。

        第一步：公开透明地承认问题。

        召开由公司高层、人力资源部门（HR）和信息技术部门（IT）共同出席的全体员工会议——在会上公开承认抽奖环节造成如此窘况两个部门存在的问题，并对所有员工表示歉意。

        会后发布调查公告：在公司内部网站、电子邮件和公告板上发布详细的调查公告，说明问题的性质、影响范围以及公司的处理态度、后续措施。

       这一步的“公开透明”这四个字很重要，邀请公司高层参加并召开全员会议的用意一方面是体现人力和IT两个部门的认错诚意，另一方面通过公告定性体现了改过的力度。

       第二步，后续措施落实。

        发布调查公告是对后续措施的预告，接下来就是后续的一系列后续措施的落实。

        1、成立内部调查小组：由公司内部的技术专家和外部专家组成审查小组，对抽奖软件进行全面的审查和测试；由公司高管成立内部审查小组，对抽奖软件如何顺利上年会的程序进行调查；

        2、发现问题立即修复：

        在技术上，如果测试中发现问题就立即修复问题并重新测试，如此进行反复多轮测试，确保软件运行结果的公正性。

      在流程上，如果在调查中发现抽奖软件参加年会的漏洞，发现一处就记录一处，以确保后续对应措施的针对性、有效性。

        3、组织技术说明会详细解释问题原因：

         调查结束之后，由两个调查小组共同出具一份书面材料：

        1）该报告包含详细的技术报告，解释在技术方面的问题的根源及IT部门已经采取的整改措施；

         2）该报告包含详细的流程问题阐述，解释在年会准备流程中的漏洞以及人力资源部未来年会中筹备流程上的整改措施。

         报告出具之后，组织全员参加的技术说明会，由IT部门的专业技术人员向员工解释导致抽奖结果偏差的技术原因，由人力资源部解释产生偏差的年会准备流程上的原因。

       在会议结束之前，由公司领导出面宣布为了维护公司抽奖的公平性——抽奖要重新进行。

         第三步，重新组织抽奖。

 根据公司领导决定，抽奖软件技术问题已确认解决后，组织一次全新的、公正的抽奖活动，确保所有员工都有平等的机会参与。

        此次抽奖结果作为年会的正式抽奖结果，抽奖结束后，名单立即公布，以期全体员工监督。

       Tips3：这个整改思路不是根据我的实际工作经验，而是综合了很多典型公关案例的思路，问题发生一味的沉默、逃避是公关团队最差的一种应对方式，正常的应对方式应该是正面、专业有诚意的回应，配合后续的问题披露及整改措施，才能让问题的利益相关方看到诚意、重建信任。

三、重塑文化氛围：

        那后续措施到本文的第二部分就结束了吗？远远不够，题主应该看到，这个问题实际上已经对组织造成了伤害，要想真正修复员工对组织的信任感、重塑企业文化，还有更多的工作需要做。

      以下事项仅供题主参考：

      1、加强内部沟通和团队建设：

       抽奖风波过去之后，题主所在人力资源部可以考虑在贵司内部安排一系列的团建活动，如户外拓展、团队聚餐等，以增进员工之间的交流和信任。

       除此之外，题主所在人力资源部还可以考虑在贵司内部设立一个持续的员工反馈机制，鼓励员工提出意见和建议，确保公司能够及时了解和解决潜在问题，提升员工满意度。

        2、机制上预防未来类似问题：

       在流程建设方面，要着手防止类似问题发生：一方面完善IT部门软件测试流程以防止类似事件的发生，另一方面人力资源部要完善年会筹备审核流程，以防止类似问题再次发生。

        除了完善流程之外，还要对相关人员进行技术和职业素养方面的培训和教育，提高他们的责任意识和职业操守。

         3、定期进行员工满意度调查：

         题主所在人力资源部可以在贵司内部定期进行员工满意度调查，了解员工对公司的看法和建议，以便及时调整和改进公司的政策和做法。

        Tips4：通过后续这些细化的措施，公司可以更加具体和有效地解决因抽奖软件问题而引发的信任危机，并重建员工对公司的信心、维护良好的企业文化和氛围。

        Tips5：重建员工对公司的信心、维护良好的企业文化才是此次题主所在人力资源部危机公关的终极目标。