提高思考效率的50个模型（4）——重要紧急度矩阵模型

在工作生活中，你会不会觉得时间永远不够用？还没有太大的成果……

有些人在公司一直在忙、经常加班，但其成果却不是很大。

但那些专注在一些事情上，也没那么忙着加班的同学，总会在一些重要项目上获得成就。

有些人被称作”救火队员“，有紧急的事情，叫他他就会去帮忙，但他自己重要的项目却会出问题。

有些人可能看着拒绝参加一些会议，但关键的会议肯定有他，会议中还会发挥积极的作用。

上述的问题，在目前职场上都会多多少少的存在，因为在复杂的职场关系中，总会有个人目标、团队目标、跨组织目标、人际关系等各种因素会影响到你的时间管理。

那么真正高效的时间管理该是怎样的呢？

最为简单高效的，便是——重要紧急度矩阵模型

按照模型可以将所有的任务分为四个象限：

第一象限：紧急，且重要度高。称作”关键任务“

第二象限：不紧急，但重要度高。称作”有潜力任务“

第三象限：不紧急，重要度也低。称作”可取消任务“

第四象限：紧急，但重要度低。称作”面子任务“

日常工作中可能常见的案例如下：

1.关键任务：

处理重大事故和顾客投诉

解决紧迫的问题

临近截止时间的项目和会议

应对危机和灾害

……

2.    有潜力任务：

为未来发展做准备和计划

提高自身能力

搞好人际关系

明确价值观

改善业务系统

……

3.    可取消任务：

漫长且无意义的电话会议

无所事事的等候时间

无意义的闲聊

……

4.    面子任务：

不重要的电话和邮件

不重要的会议

不重要的问题

突如其来的拜访

……

最优的应对策略建议：

关键任务：

【最优先】处理，但此类任务如果太多，则会降低工作品质，一直忙于救火的人，出错几率会提高，应该想办法【尽量减少】此类事情。提前做好周期性计划可以帮助实现。

有潜力的任务：

虽然并不紧急，但因为这些任务对未来的发展很有帮助，所以应该【有意识地多完成】这些任务，将其他任务的紧急度降低，优先完成重要度较高的任务。

面子性的任务：

很容易让人误以为是非常重要的任务，但这些业务并不能够带来什么重要的成果。如果不【尽量减少】这种任务，就会陷入“工作总也做不完”的状态。安排好日程，尽量避免非预约型会见。

无用的事：

没有任何意义，完全是在浪费时间，根本不必去做，应该【立刻取消】。

在使用上述模型时，其重点前提是对事情的重要性和紧急性进行划分。紧急性因为其本身具有时间维度，非常容易区分；但重要程度，则因人而异，需要根据自身的价值观、所处的团队组织要求等综合因素进行评估。

故在使用该模型之前，需要：

首先，根据自己的实际情况，列出判断重要程度的核心原则。

其次，列出目前要处理的任务，按照重要紧急程度放入矩阵的不同象限中。

第三，按照矩阵不同象限处理的原则，进行执行。执行过程中，根据每个具体事项的实际情况，例如耗时长短、资源成本到位情况，灵活运用。

第四，阶段性复盘，一来对效率提升情况进行复盘，二来对任务的分类准则进行复盘，这也是对自我价值观的不断反观，有助于对自我目标的聚焦。

这个模型可以作为一个书面工具使用，久而久之则在脑海中会形成惯性，即便不用写出来也能快速判断时间安排和事情处理的优先级。

让知易，行不难。

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