如何做好招标投标过程中的保密工作

      在招标采购过程中有很多信息是需要在一定时段内甚至要长期保密的，包括潜在投标供应商的名单、评标委员会成员名单、标底、供应商的商业秘密等。如果保密工作做得不到位，势必影响招标采购结果的公平。因此，招投标的保密工作需要处处设防，不仅要防备评标过程的泄密，许多细节的地方都需要保密。

　　一、信息泄密破坏公平竞争机制

　　在招标项目的前期论证和设计阶段，善于公关和钻营的供应商往往采取打“糖衣炮弹”的手段来拉拢、腐蚀采购单位的经办人员（含技术及商务人员），以图捷足先登获取一些不该知晓的信息，进而在招投标活动中占有利地位。部分采购单位的经办人员素质较低，经不起利益的诱惑，也会主动寻求目标供应商向其透露关键信息，给公平竞争蒙上了一层阴影。

在招标活动的操作过程中，涉及“泄密”的内容主要有三个方面：

一是招标机构在接手采购任务后，但招标信息尚未公开，招标机构及其人员将招标事项的有关内容提前透露给单一供应商；

二是招标采购单位及有关工作人员向他人透露，已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量，使他人知晓竞争对手的基本概况，尽管这种行为有时是无意的或是工作中的疏忽造成的，但极有可能造成投标人串通投标，达成“秘密协议”以瓜分不正当的高额利润，形式上表现为哄抬投标价格，增加采购人的支出；

三是招标采购单位的人员向潜在投标人透露“标底”和“评标标准”,获取“标底”、知悉“评标标准”的供应商在报价时将“有的放矢”，进而能直接左右招标结果。

　　在评标工作中，从评委抽取情况看，招标机构通常在开标前采用随机原则现场抽取，这种做法值得提倡，但有些招标机构为显示程序的“规范性”，在开标前将评委会的组成人员通报给投标人并征询是否须回避，从而使投标人有足够的时间和机会搞“小动作”，“做工作”；从评委库的大小看，若评委库中的评委数量有限，可选择的余地较小，投标人完全可以在招标活动开始前各个“击破”，因此在评委库的建立和使用中也存在泄密问题；从对评标工作的监督看，在一些招标活动中，不少评委总是携带通讯工具并在现场使用，客观上使评委泄密成为可能，目前倡导的独立评标做法也为评委泄密提供了私人空间。

　　招标活动结束后，似乎有关招投标的保密工作就显得无足轻重，其实真正重要的保密工作应在“后招投标期”，其中核心的东西是投标人的商业秘密。一些招标机构对招投标资料的管理并不严格，资料散失、随意借用等现象时有发生，加之其从业人员素质参差不齐，有关投标人的商业秘密在不经意间就泄露出去，对中标供应商而言，其强势的商业秘密一旦“见光” 将优势不再，其竞争对手将群起效仿，对未中标供应商而言，其商业秘密如遭泄露，打击将是“致命性”的。

　　二、注意分清信息公开时段

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定：

1、 “招标采购单位根据招标采购项目的具体情况，可以组织潜在投标人现场考察或者召开开标前答疑会，但不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察”；

2、 “开标前，招标采购单位和有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况”；

3、 “……评标委员会成员名单原则上应在开标前确定，并在招标结果确定前保密”；

4、 “供应商对政府采购事项有疑问的，可以向采购人提出询问，采购人应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密”。

　　以上规定为做好招标采购过程中的的信息保密工作创设了制度性屏障，以利于操作执行，体现公开、公平、公正。

　　三、从业人员应强化保密意识

　　一要加强招标采购从业人员的廉政教育和职业道德教育，不断提高从业人员的思想觉悟和政治素质，构筑牢不可破的反腐倡廉心理防线，使广大政府采购从业人员自觉抵制各种不正之风的侵蚀，积极地预防职务犯罪行为的发生。

　　二要在最合适的时间段内组成评标委员会。无论是采用随机原则抽取评审专家，还是通过选择性办法确定评审专家，总的一条原则是“宜迟不宜早”。实践证明，专家确定的时间距开标的时间间隔越长，就越容易走漏风声，投机者就越有机可趁。一般采购项目，可在接收供应商投标文件的同时，在监督人员和公证员监督下，进行现场随机抽取或选择，确保在开标前确定并通知到位，知情者不得随意进出，尤其是专家不得携带通讯工具进入评标场所。

　　三要建立防止泄密的机制和泄密后的应急补救机制。着力在建立评标纪律约束、泄密责任追究制方面下功夫。从业人员要以实际行动堵住招标采购信息泄露的“暗流”。

招标采购单位在活动中应建立防止泄密的机制和泄密后的应急补救机制，一方面要尽可能堵塞信息泄露的渠道，防止招投标信息的“跑、冒、滴、漏”，另一方面要有周全的补救措施和应急预案，信息一旦泄露后要迅速地防止再扩散，以消除消极影响。如果所泄露的信息已影响公开竞争和招标结果，必须当机立断，停止招标活动。招标采购单位还应加大对相关工作人员的考核，可通过签订“责任状”的方式，交代任务，明确职责。

4、 集团短名单制定及保密改进建议

    集团供应商短名单制定一般按照库内合格供应商优先原则，在库内供应商数量不满足的前提下，为获取充分竞争，由技术或商务共同寻源、推荐。目前，商务部短名单制定办法一是制定年度性的短名单（通用品类），二是根据采办包实际情况制定一次性的询价短名单（专用品类）。

    1、集团年度性的询价短名单

集团年度性的询价短名单是指针对某一通用品类的采办项目，将符合要求的供应商汇总在一起，由集团会签审批后反复使用。在实际使用过程中，由于部分供应商中标几率不高，在年度招采活动中逐渐失去参与积极性，弃标现象较多。虽然减少了审批流程，但实际执行效果却不尽如人意。且该类短名单在反复使用中，极容易造成泄密，使供应商弃标、围标的可能性加大，不利于集团招标工作的正常开展。               

为防止上述问题发生，建议在使用集团年度性的询价短名单时应允许采购经办人根据采办包金额大小随机、择优选商；对发生弃标、报价错误或参与积极性不高的短名单内供应商可不予选用，增加竞争力，减少短名单泄密造成的影响。

2、 一次性询价短名单

    该类短名单一般由商务部供应商管理组根据专用采办包实际需求情况推荐集团供应商库内的合格供应商，由技术部门组织技术交流或技术确认后反馈选商情况。如供应商数量不足，则由技术和商务共同市场寻源、推荐，考察或审查合格后纳入该采办包发标短名单。

各采办包短名单在会签或使用过程中，在较多环节均存在泄密的可能，经统计分析如下：

1、 技术协议签订过程中，涉及人员为技术经办人、会签人员及供应商代表；针对供应商在技术协议（非单一来源）签订环节防止泄密的措施一般采用技术协议单签的形式，即只有供应商单签，业主方面技术人员不予签字。

2、 关于技术协议签订的具体流程及要求如下：

1　 重大技术协议需经公司/项目部技术专业委员会讨论批准后签订；

2　 涉及分供方的技术协议，需经采办经办部门参与审核后会签；

3　 采用单一来源采办方式实施采购的，技术协议可在询价书发出之前签订；

4　 单一来源之外的采办方式实施采购的，由供应商先签字，采购经办部门据此组织编制招标文件（技术协议作为招标文件的附件）；同时，公司/项目部主办部门组织完成技术协议签订。

3、 技术评价过程中，涉及技术评审人员；

4、 询价文件会签过程中的泄密，涉及采购经办人、造价人员等会签人员；

5、 标书接收过程中，投标人签到表也存在泄密可能，必须根据投标人数量由投标人单签,减少后期投诉。

5、 结束语

综上所述，招投标的保密工作需要处处设防，不仅要防备技术交流过程、技术协议签订过程、询价文件会签过程、收标过程及评标过程的泄密，其它细节的地方也都需要招采经办人员提高保密意识。只有不断加强招标采购从业人员的廉政教育和职业道德教育，不断完善相关保密制度、加强保密方面的考核管理，才能保证招标采购结果的公平，有效减少招采单位的经济损失！