数字化档案及档案管理方案

1. 背景

机关档案工作是国家档案事业的构成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。伴随档案信息化建设的逐渐深入，老式机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及顾客多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。

2023年国家档案局针对机关档案室公布了《数字档案室建设指南》规定逐渐实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源运用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在布署工作中强调各地区各部门要根据数字档案馆(室)的建设原则继续推进国家级数字档案馆(室)示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”,是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2023年，我企业多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。

建设符合国家和社会信息化发展规定的数字档案室，有助于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提高机关行政效率和公共服务能力；有助于增进国家关键信息资源建设，实现信息资源总量增长、质量提高和构造优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推进全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。

2. 建设原则

数字档案室建设应当遵照“资源为先，原则规范，整体推进，保证安全”的原则，统筹规划，积极实行，务求实效。

2.1. 资源为先

资源建设是数字档案室建设的主线。数字档案室应坚持“资源为王”,着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大程度保证数字档案资源建设质量为主线出发点。数字档案室的建设应当有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有助于数字档案资源的有效管理和以便运用。

2.2. 原则规范

数字档案室建设应统筹协调文献管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵照既有原则和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。

2.3. 整体推进

应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设亲密结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文献格式规定等原因，整体推进数字档案室实行方案。

2.4. 保证安全

数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护规定采用安全保障技术措施，配置必要的软硬件设施，完善劫难恢复应急机制，保证数字档案室建设和运行的安全。

3. 建设目的及内容

(一)建设目的

通过数字档案馆(室)的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提高档案管理、开发共享服务能力，增进机关单位提高管理水平，为未来持续健康发展提供有力支撑。

(二)建设内容

1、建设数字档案室系统

数字档案馆(室)将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

2、建设档案数据资源库

通过对各类信息系统中形成的电子文献归档和对纸质等老式载体档案进行数字化加工，以数字形式存储多种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。

3、建设应用及存储体系

档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺乏的一环。

4. 建设方案

4.1. 系统管理

一)系统登录

1.顾客名和密码登录

为了防止无关人员进入系统对文献或数据访问，系统对顾客进行身份验证，系统使用顾客密码验证。假如验明他为合法顾客，可接受他进入系统对有关的业务访问，假如验证不合格，该顾客就会被拒之系统门外。系统针对顾客的密码实行加密。

2.角色界面划分

登陆后显示的个人门户，根据顾客角色不一样，显示不一样。

3.登录痕迹

系统对顾客的每次登录的时间和IP都会有记录。

二)顾客管理

顾客信息支持与用友NC系统顾客信息同步，需提供接口规范。

顾客是档案的最终管理、使用与运用者，因此有效的管理顾客对档案的安全起到了关键的作用。系统提供了角色/顾客的管理方式。系统支持新建系统顾客信息，能对顾客信息进行修改、删除等操作，能查询所有顾客信息，包括顾客角色等。

1.角色

拥有一定数量的权限，可以包括顾客(以实现权限的继承),角色内顾客继承角色的权限。即一种顾客属于角色之中，一种角色可以包括多种顾客。其权限级别低于顾客详细权限。

2.顾客

权限的拥有者或主体

系统提供一种默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。通过角色/顾客体系完毕对顾客的分组分类，在赋予档案权限时将提供愈加灵活以便的设置。

三)角色功能管理

由于档案是具有保密性，因此权限的管理就是即要保证档案的运用，又要保证有关密级的档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管顾客档案运用权限。权限根据顾客与角色来分派。分为四个权限体系：

1.功能权限

功能权限完毕档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、记录等功能权限。

2.档案权限

档案权限是用来建立档案运用顾客对详细档案库的著录项/条目/原文的查看权限。条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同步也可以定义详细的著录项权限。

受控文献，顾客设置档案文献状态为受控，此类文献将不参与权限体系，任何顾客都必须通过借阅/审批机制进行浏览。

开放文献，顾客设置档案文献状态为开放，此类文献将不参与权限体系，任何顾客都能直接进行浏览。

记录集/原文集权限的定义使运用人受到愈加严格的权限控制。

3.文献权限

文献权限是赋予顾客档案文献的操作权限。

4.网站权限

网站权限是赋予顾客运用平台栏目的访问权限。

四)部门管理

提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列次序。

五)岗位管理

可自定义岗位名称，为顾客设置对应岗位。

六)个人桌面

包括：

公告告知板块

代办事项板块

系统消息提醒板块

系统设置板块

七)公告管理

1、可添加企业公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。

2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。

4.2. 档案搜集

一)档案目录

顾客可以根据档案的不一样类型自定义无限层级树形目录构造，实现档案集中存储。

1.档案库管理体系

提供灵活的档案库管理体系，顧客可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。

(1)多级档案管理方式

可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际状况而定。

(2)多级多层次的档案类别管理

可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。完全根据实际状况实行可维护的档案库类别管理。

2.可维护的档案库管理方式

(1)多种模版供选择

系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，顾客可以选择与自己行业有关的模版直接运用或者根据需要调整后运用。这种在模版基础上做简朴修改的管理方式，将大大缩短了顾客时间与缩小了难度。

(2)著录项可灵活定制

对于已经有的模版或顧客自己定制的档案库，根据顧客使用习惯，档案库著录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增长、修改、删除、移位管理。顾客所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，以便顾客操作。

(3)多种数据展现方式可供选择

顾客在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。对于条目列表有4种模式供顾客选择，他们是所有、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式。这样顾客就能很好的对档案条目进行迅速定位和处理。

(4)灵活定义关联档案库

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