Word/WPS简单高效修改调整、复制套用文档格式

大部分使用电脑的工作岗位都会需要处理文档，使用Word/WPS来处理文档不但简单方便，而且也是通用的文档格式，大部分人在使用Word时做的最多工作就是调整格式，主要包括字体、段落和页面设置等，下面为大家简单分析一下调整文档格式如何做得又快又好。

根据实际情况和操作习惯，当我们需要在Word中调整文档格式时，具体场景有两种：一是已有现成的文档内容，典型的场景如文印排版岗位调整客户提供的文档格式；二是没有现成文档，典型的场景如行政商务工作人员起草文稿，两种场景都有一些共同的问题，下面来说下具体情况和解决方法：

一、情况和问题

文印排版调整格式时，通常需要把各种不同情况的文档调整为规范统一的格式，如果是专门的文印岗位，通常单位都会有统一的格式要求，可以按格式标准在Normal.dot模板文件中预先定义好各个文档层级结构的样式，这样针对不同的文档，可以直接使用样式调整选区格式，操作起来简单方便，同时格式统一规范，是最简单实用的办法。

如果没有统一的格式要求，通常只能按需要手动选择内容再调整选区的字体、字号、对齐方式、缩进、行距等参数，操作起来效率相对很低。

草拟文稿时，通常也是先使用样式来调整段落格式再输入内容，切换新段落时再根据情况调整样式，当然也有些人会先输入整段内容，再调整格式。

在以上场景的实际使用中，通常会存在一些问题，主要有以下几点：

1、模板文件随Word使用不断增大。过大的模板文件会影响Word启动速度，如果模板文件错误或丢失，就只能手动调整格式；

2、文印排版时，由于文档提供人操作习惯的不同，可能会修改默认样式设置，导致需要重新定义样式；

3、根据实际情况，通常不会只有一套格式参数标准，当需要调整参数时，需要重新打开模板文件进行修改，操作起来比较麻烦。

4、当没有统一格式要求时，手动选择内容和调整格式，效率太低。

二、解决和改进

针对以上使用场景存在的问题，解决的方法也比较简单：

1、定期备份、恢复模板文件，这样可以确保Word启动速度不受影响，同时可以灵活切换不同的格式参数；

2、针对文档来源复杂的问题，可在调整前先清除格式，再进行调整；

3、编写VBA宏，或使用可以自定义格式参数的Word插件如公文处理助手，使用插件内置的格式参数，打开或新建文档自动添加自定义样式，不但避免了因模板文件过大影响启动速度，同时通过使用各种自动化调整功能，可以大大提高文档编辑效率。

以上改进方法中，大多数人都无法做到定期备份恢复模板文件，编写VBA宏也不是大多数人具备的技能，因此如果经常需要处理文档，最简单的办法还是使用Word插件，作者使用的插件叫“公文处理助手”，提供了很多实用功能，并且操作简单，针对各类不同文档都能简单快速的完成格式调整工作，下面就为大家展示下如何使用插件简单高效的调整文档格式：

先请大家看一段演示视频：

针对文印排版等规范格式文档，通常都会有相应的格式标准，我们只需要在参数设置中定义好相应的格式标准，在打开或新建文档时就能自动生成自定义样式以供排版使用，公文处理助手中将排版参数分为公文、标论（标书论文）两类，每类可以设置三种不同的参数标准，还能通过备份和导入参数设置，实现随意切换不同的格式参数。

参数设置

定义好格式参数后，编辑文档时点击相应按钮就能调整选区格式

快速编辑栏

点击连段选调按钮，可以自动向下选定不含图表及空行的内容，自动识别和调整选区内容为相应的格式类型（标题、正文、附件说明、落款、附件标识），如果识别的格式类型不准确，也可以点击自动按钮下接菜单，选择项目进行修正；

点击自动按钮，可以一键调整选区为正文样式并自动调整各级子标题的格式，在自动按钮的下拉菜单中，可以一键调整选区为相应的公文元素格式；

按Ctrl键点击各级子标题按钮，可以批量选择相应的公文或标书论文层级结构，标题按钮用于调整居中对齐，自动按钮可以向下选定连续的无图表段落；

按Alt键点击一级子标题按钮，可以清除段落缩进设置；

另外还支持用组合快捷键快速设置各文档层级的样式。

快速编辑功能

如果没有统一格式要求但需要快速调整格式，公文处理助手也提供了相关的便捷功能：

浮动窗口

浮动窗口改进了Word的浮动工具栏，使我们在选择内容后可以快速清除格式或缩进、设置样式、行距、对齐方式等参数，还可以快捷打开字体、段落和页面设置对话框进行调整。

快速微调

在快速微调中可以快速对选区字体、段落、样式、页面设置、表格、图片等方面的常用参数进行快速调整，并且调整结果即时生效，不用再反复打开对话框，非常方便。

除了以上的直接调整文档格式的功能，公文处理助手在专业版界面中还提供了参数套用的功能，用来复杂文档中的各类公文元素格式参数，直接用于排版，这样就不需要手动设置格式参数了。

参数套用

最后，用插件提供的自动脚本功能，还可以编写出自动套用任意文档格式的脚本，实现一键复制文档格式，相关脚本可以在插件内置的脚本库中免费下载。

自动脚本

以上就是今天给大家分享的Word文档处理技巧，如果您觉得有用，记得点赞和收藏，以备不时之需。