Word系列 – 如何使用邮件合并且保存为多个文档

邮件合并有的时候真的超级好用，能够节省很多时间，比如用在制作个人档案或者邀请函或者其他一些只需要更改部分信息的文档等等，利用好邮件合并真的能达到事半功倍的效果

什么是邮件合并呢？按我的理解，就是帮我把多个数据在Word文档中空白的地方快速填充好，当然，是针对那种有个模板然后让我们填空的，一般是填个人档案或者是制作邀请函比较常用。

在这里用wps给大家演示，除去最后保存为多个文档，office和wps的操作不一样（wps很简单），前面的操作大差不差~

（一）邮件合并准备工作：制作好excel源文件

这份源文件非常重要，大家要清洗好数据再开始邮件合并

1.打开excel，按照Word文档的信息按顺序列好，最后我习惯增加一列文件名列，最后生成多个文档的时候我们可以以此为文档的名称

Word文档信息

按照Word文档要求填的信息，在 excel源文件表中列好

2.利用wps进行邮件合并的时候，excel源文件表要保存为et文件

保存为et文件

（二）开始邮件合并

1.打开Word文档，点击选项卡中的“引用”-“邮件合并”，鼠标左键双击“邮件合并”

2.接着，我们导入我们的excel源文件，在邮件合并下的“打开数据源”-“打开数据源”

3.选择我们的excel源文件，点击“打开”，这样就导入我们的源文件了

4.（1）接着我们来填入我们的数据，先把鼠标放到我们要插入的位置，比如1.姓名的空格，点击空格

（2）点击“插入合并域”，弹出窗口

（3）选择我们要插入的数据，这里我们要的是姓名，点击“姓名”，再点击“插入”，就完成啦

（4）等空格出现了“《姓名》”，代表插入成功，这个时候我们把刚才的窗口点击“关闭”先关掉，再插入下一个数据

（5）插入所有数据的样子~

5.对于文档中有选择的地方，我们可以统一选择一个比较常见的，然后等文档生成后，我们再来修改特殊个人的，比如这里，先选择“父母健在”

6.到这里，我们的源文档就完成了，接下来让我们来检查一下数据插入的对不对，点击“邮件合并”下的“查看合并数据”，就可以看到我们插入的每个人的文档，点击“上一条”或者“下一条”，就可以看到其他人的文档

7.例如下面这样，在这里，你觉得在“家庭状况”中，要选其他选项的，现在就可以更改了，有数据写错的，也可以直接更改

（三）保存文档

1（1）如果不需要保存在不同的文档，那么我们直接点击“邮件合并”下的“合并到新文档”，点击“全部”，最后点“确定”即可，当然这里也可以单独只保存你要的那个文档

1（2）这时候会跳转到新文档里，我们可以看到所有人的档案表都在一个文档里，这时候要打印或者保存就可以进行操作了

2（1）如果要保存在不同的文档里，那么我们是点击“邮件合并”下的“合并到不同新文档”

2（2）点击“合并到不同新文档”后会弹出一个窗口，我们更改下一些信息就可以保存了，比如新文档的文件名

2（3）“以域名”就是你保存的不同文档每个文档要叫什么名字，这里我们的excel源文件里是有一列叫做文件名的，所以我们选择“文件名”为我们的新文档的文件名

2（4）保存类型建议更改为“.docx”格式

2（5）接着再更改下你要把文件保存的位置就可以了，建议新开个文件夹专门放这些新文档，然后点“确定”，文档就开始保存为不同的新文档了

2（6）最终成果

最终成果