027 总结经验

  一场大兴活动的举行，需要很多个环节、很多部门、很多人员的配合才能得以完成，今天上午在刘院的带领下对我们这次的峰会进行了深度的复盘，其中有一些可以借鉴的经验后续得以保留的环节内容进行梳理：

（一）可复制经验总结

1、风险把控：活动筹备前期，全员共同开展风险预想，针对可能出现的最坏情况进行全面梳理，并围绕这些预想场景展开应急预案的深入讨论与分工预演。

设想案例①出现心脏病、哮喘、晕厥等疾病

设想案例②恶意投诉，警察突然到访

设想案例③设备故障，确保主持人有即兴方式

设想案例④食物中毒、水中毒

设想案例⑤奖项分配不均、私人恩怨、服务态度等导致的现场出现的吵架斗殴

设想案例⑥文件丢失、伴手礼丢失

不怕一万，就怕万一，通过这种前瞻性的设想，为活动的顺利推进筑牢了坚实的安全防线，在出现突发事件时，工作人员不会慌张。

2、明确人员分工：这个环节尤为重要，这将决定了在只有12天的时间里能否成功把这场活动做起来，因为需要准备和协调的东西太多了，比如确定举办的场地，邀请的嘉宾，制作的奖杯物料，一大堆的伴手礼等等，每位工作人员均负责独立且关键的板块内容，并对接相应的负责人。

男1：主要负责场地的确定协调价格谈判，嘉宾的确认接待，奖项的确认及下单制作，广告物料的对接制作，媒体邀约对接，工作人员统筹安排，志愿者招募，流程的确定，客户的邀约

女2：除了负责客户邀约，还全面负责签到处及所有物料的分发管理工作，同时与酒店方保持紧密沟通，任何涉及物料及酒店相关的问题，均可通过李老师迅速解决。

女2：除了负责客户的邀约，则肩负内场整体统筹职责，涵盖导播台、座位图规划、流程进度把控以及颁奖环节等关键领域，相关事务找老师便能高效处理。

3、采纳客户建议：对去年参与过的客户开展了回访工作，广泛收集他们的意见与建议，并进行了复盘会议，形成了下一届的解决方案。所以在今年大会上，对活动流程进行优化调整，成功避免了如去年奖项未颁发完毕便出现人员离场的尴尬局面。

例如，将授牌机构放在最后一个环节进行，可以保证新合作校区全程参与；将个人奖项放在集体奖项的后面进行，可以减少机构负责人离开的情况；通过这一举措，显著提升了活动的整体质量与留客率。

4、彩排保障：提前对所有人员的ppt进行审核，确定时长，并控制发言时长。对电子屏、灯光、音响、话筒的测试，除我们固定的内容外，灯光也是不同环节呈现不同的视觉效果。

在完成电子屏音视频素材拷贝后，组织内场工作人员进行至少两次的全面彩排。彩排过程中，各岗位工作人员分别对所有主视觉、ppt、颁奖视频、音乐等素材的准确性进行反复检查，同时核对主持词的精准度

5、颁奖视频：颁奖视频的制作除了给参与客户的仪式感，更多的是给他们宣传素材和荣耀感，最终在所有人面前的立体呈现。

①针对大奖项设置了专属展示页面，提升他们的荣誉感，激励各大机构追求更高发展，同时也为小校区树立了榜样。

②在总部张老师的支持下，巧妙运用剪印完成配音工作，不仅取得了出色的音效效果，还大幅节省了配音人员的费用支出。

③颁奖视频也预留了统一的制作模板，方便其他省份在需要时进行复用，只需简单更换名称和配音即可，在制作数量不多的情况下，大约一天半时间便能完成。

④对于已设置奖项，但原本未答应出席现场却又临时到场的嘉宾，颁奖视频内容予以保留，确保其能够正常上台领奖，避免了现场纠纷的产生。

以上只是众多环节一小部分，通过这种复盘方式进行及时查验，为下一次活动的成功举办提供宝贵经验！