董事会是企业的中枢决策机构之一，在企业中往往发挥着做决策、定战略、防风险的作用。董事会在公司治理体系中发挥良好作用，按照公司章程和法律法规履职行权。在董事会管理的过程中，高效地处理和传递大量的信息，追求与董事有效双向沟通的时间效率，成为了许多董事会秘书和董办人员与董事会之间配合的难题。而董事会管理系统则是一个备受推崇的解决方案，大量的董事会借助信息化手段，有效提升了董事会的管理效率。

董事会面临的难题

1、文件需要反复更新，版本混淆收发不便

文件反复更新是许多董事会备受困扰的话题。反复更新文件既容易混淆文件版本，又容易引发参会董事、高管领导的不满。不少用户在选择会前会后前，都遇到过容易文件更新上的难题。用邮件传发、会前不限时间与次数的反复更新以及不停的文件更新提醒，让他们备受困扰。

2、需要一个给董事实时提报文件的平台

很多董办董秘的工作人员都希望能有一个董事履职的平台以便于其实时主动地查看董事会的信息。尤其是为外部董事提供信息支撑，因为他们不得不随时上传最新的企业发展经营动态、审阅文件及相关的背景信息。

3、流程约束支撑董事会会议全流程的会议工具

董事会审议事项与上市公司日常经营运作密切相关，因此董事会的召开频率相对较高。根据相关数据显示，2022年超过九成的上市公司召开董事会次数超过5次，约35%的上市公司召开董事会会议超过10次。

除此之外，上市公司董事会协会发布的数据，董事会专门委员会的会议召开情况在2022年仍有近九成的上市公司董事会召开5次会议以上，38%左右的董事会下的专门委员会在2022年召开10次会议以上。

大量的会议使复杂的准备工作变的更加繁重，以及通讯表决方式召开会议的需求增大，无论是异地会议的召开，还是不同参会董事之间的配合，都加重了对于董事会数字化会议水平的考验。

4、区分不同的身份角色，赋予权限

不是每个人都有查看文件的权限，也不是每个参会者都可以投票。尤其是在董事会中，涉及许多保密文件与信息，不同的身份角色的可视范围是不同的。例如在一场董事会会议中，列席的高管或回避表决的董事，是不能参与投票的。

5、基础需求：文件审阅、决议、签字

决策机构是董事会的定位，决策则是董事的主要工作。文件审阅、投票决议、线上签字是董事会中最常见的任务。鉴于董事会的特殊性，既要保证各个环节的保密性，又要保证这些过程能够实时追踪。

董事会软件最理想的五个功能：

1、文件实时更新，不混乱

文件实时更新且不混乱，这是文件更新最理想的模样。当企业需要文件更新时，只需点击原文件，选择上传新版本，即可完成文件的更新。新文件会覆盖原版本的旧文件，旧版本文件仍作为历史版本存在于文件的历史版本记录中，可供日后查看。在此基础上，针对旧版本文件设置的权限依旧会保留到新文件上，保护文件信息不被泄露。

2、文件传输与存储，让信息集于一处

文件库成为许多用户使用会前会后的主要原因，因为这允许董事会成员在统一的信息平台中检索、共享和审查文档。董事会成员可以从一个中心位置快捷访问和共享文件，无需担忧董事会数据和文件的安全性。

随时上传、随时更新，无论相隔多远，董事总以“秒”的时间单位接收。与董事会相关的所有内容和文档都存储在同一处，董事、董秘和董办不必在多个站点和应用程序之间切换，只需检索、共享或上传所需文档或数据的新版本即可。

3、权限设置，不同的角色赋予不同的权限

针对不同的会议角色设置不同权限，这是应对不同角色的参会人员不断进出会议并保障会议安全性的最好办法。针对会议、文件、人员角色、会议议程等多种层级的细颗粒度的权限控制，有效保护信息公开的可视范围。

4、表决签字，高效便捷完成表决

表决往往是董事会中很重要的一部分。使用会前会后投票表决，随时可以查看投票记录，自定义投票选项以及表决人员，也能够根据需求在会中临时创建投票，会后生成投票汇总签字页。这样避免无关人员参与投票干扰投票结果，也能够随时满足董事会的决议需求。

同时，会前会后集成君子签，帮助董事异地签字，线上签字，实现身份安全认证、区块链存证，对接公证处、司法鉴定中心、仲裁委员会等权威机构。董事会+君子签，文件不用异地邮寄，缩短会后资料收集时间，适用于董事会逐一签字或同步签字等多种情况，帮助董事更便捷的履职尽责。

5、全流程会议支持，减轻“人”的压力

董事会最理想的数字化应用功能之一便是会议管理。解决现有会议模式的弊端，提高董事会全流程的数字管理。会前使准备工作变得更迅速：包括创建会议、发送会议通知；会中能够加强互动性，实现会议同屏、批注共享、表决投票、现场签字；会后快速导出会议纪要、存储会议文件等。节省董事会成员额外为会议投入的时间与精力，使其专注于会议中，提高会议效率与质量。

使用信息化手段完成董事会的数字化创新，减轻董事会管理的工作压力并提高效率，形成健全的董事会沟通与运作机制，有效避免决策形式化，提升治理效能。会前会后依托董事会管理工具实现议案线上流转，助推内部决策程序高效完成。