书面沟通的艺术笔记

——· 关于本书 ·——

《书面沟通的艺术》为我们总结了制作能被采纳的商务文本的方式方法。作者结合多年的工作经验，提出了制作商务文本时，需要明确的5个重点和6个步骤。掌握了书中制作商务文本的技巧，不需要讲解就能让方案通过的场景将不再是梦。

——· 关于作者 ·——

《书面沟通的艺术》的作者天野畅子，是日本资深的企划咨询师，先后担任过媒体部负责人、公关部负责人、连锁酒店总部企划等职位，负责过企划、竞标、谈判等工作。她曾经一天内审核了50份传单，每份传单都有4页A3纸那么大；还曾经两小时校阅过700页的稿件，对如何制作和挑选商务文本都有着丰富的经验。

——· 本书金句 ·——

1.制作商务文本的目的就是引导决策者做出决定。

2.商务文本开头要写的不是自己想传达的信息，而是预测出的对方最想知道的信息。

3.经常接触大量商务文本的人在拿到商务文本的一瞬间，就能知道这份商务文本是打印还是复印的，甚至能知道纸的质量如何。

4.需要我们提供能在短时间内让对方迅速掌握要点的商务文本，这是决定成功与否的关键。

——· 本书核心内容 ·——

照标准步骤，制作出一份被决策者选中的商务文本。

1.收集信息（6W2H原则）

使用6W2H划定信息收集范围，这些信息包括What（做什么）、Who（谁负责）、When（什么时候）、Where（在哪里）、Why（为什么）、Whom（给谁看）、How（怎么做）、How much（多少钱）。

这些信息是决策者判断和决策的基础，缺一不可。

2.设计文本结构

引用权威的文献资料，可以提升我们观点的信服力；

在分类描述或定义时，始终划分为3类，能大大提升专业度和好感，让理念变得容易吸收和接受；

在每一页材料中都留有30%的空白，会比整页布满文字更有吸引力。

3.写文章

使用先抛结论，再依次论证说明的结构，可以帮助阅读者最快了解重点内容；

偶尔使用数字代替描述内容会更精准，由数字带来的排名或利润描述，也会更吸引人眼球。

4.科学排版

人通常从一页文本的左上角开始阅读，结合这个特性，可以把最吸引人的信息放置在左上角，同时按照Z字型布局，从上到下从左到右分布重点信息，就能尽量多地吸引读者兴趣，提高内容的吸收率。

5.编辑格式

要注重选择的页面色调、字体字号，以及页眉页脚的显示内容。

页面呈现的文本颜色要尽可能靠近和目标用户相关的主题色；字体字号最好协调统一，推荐使用宋体和Gothic字体作为专业性强的展示字体使用；利用页眉强调主题，页脚标明页数进程，在细微处照顾阅读者的感受。

6.最终检查

首先，检查有没有错别字，错别字代表着不严谨和不专业，能够直接让人放弃这份方案拒绝合作；

接着，检查设置的最后日期和联系方式，督促阅读者及时做决定和联系反馈；

最后，人工检查打印的纸张和装订方式，最好使用品质好的纸张打印，用来表示制作和提交商务文本的诚意；一份商务文本建议用一个订书钉斜着45度装订，让文本可以被全部翻开，内容也没有遮挡。

7.商务文本文档完成后续关注细节

1).打印PPT等横版内容时，一页纸不要排列多张内容，要确保打印的文字清晰，页面结构正常，如果文本需要装订，可以打印前适当调整页面布局，保证内容不会被装订线影响；

2).如果演示文档中有内容涉及保密，记得在打印前删除，保证信息没有外泄。

3).为了商务文本演示顺利，还需要有备选方案

需要准备一份纸质材料和一份格式固定的PDF文档。如果现场的操作系统特殊，或者字体显示不理想，演示设备的播放比例不协调等，都可以及时换用PDF文档演示；当设备意外故障，我们还可以借助纸质材料继续讲解。

4).为了提示演示效果，可以自备使用习惯了的演示工具如激光笔，让现场操作得心应手。