破界突围之路:如何提升IT系统的价值(四)

  继上篇,通过流程活动盘点,基于场景还原,可以发现问题;同时要多场景模拟、根据实际业务进行验证;

  流程活动盘点总体要遵循【版本唯一、活动唯一、角色唯一】的原则;

  接下来讨论流程活动盘点的常见问题及注意事项:

  1、活动名称定义不精准

  将名词作为流程活动名称,流程活动应为动词,例如预备会为名词,不应作为流程活动名词,可修改为开预备会;

  另外,流程名称要确保唯一性,结合场景进行唯一性命名,且在整个流程中都必须保持完全一致,杜模糊,不能出现流程名称前后不一致。

  2、一个活动在内部有多个角色

  同一流程活动内部应该只有一个角色(岗位),不允许出现多个;如果有多个角色,要验证是否流程切割错误,这也是流程活动拆分层级的一个原则;

  例如保证金收取涉及供应商、招标专员、核算会计三个角色,故收取保证金仍属活动组,应进行拆分。

  3、把多个活动合并成一个活动

  【流程/活动组】是多个流程活动的组成,在流程活动盘点中应该进行切割。

  如保证金收取涉及供应商交纳、招标专员确认、财务复核入账三个细化流程活动。

  如果活动有前、中、后来的,用场景化描述,无须拆分成多个活动;如:开预备会,会前、会中、会后是同一活动的多个动作;

  另外,被IT化代替的活动也要体现在流程上,避免流程盲区。

  4、角色定义不精准

  流程中的角色要明确到具体岗位、特定组织;当一活动确实由多人共同完成且所做内容相同时,可用**组替代。

  5、输入、输出类型错误

  一般为:模板、工具、表单、系统界面4 类,如果是其他类型,要进一步确认是否有误(注:为规范标准和IT评估方便,单个流程活动的输入、输出归类至流程活动中)

  业务运行与流程活动盘点发现的问题处理原则:

  (1)根据业务紧急程度而定,可先试行优化,最终上线需评审

  (2)流程活动盘点中所有的改动要留痕,并需评审方可确定

  (3)工具、模板、表单的优化不仅要贴合实际业务,还需对标业界标杆,力争做第一

  流程活动盘点也是评估、是否IT固化的重要前提条件,接下来基于流程活动和实际业务场景,串连成流程(待续)

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作者:ht
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来源:TechFM
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