董事会文件既需要外发，又担心信息泄露，该如何做到文件安全？

企业及时向董事提供报送国家相关政策、公司生产经营、财务数据、发展动向等信息，方便董事全方位了解企业运营情况，并实现企业经营生产、财务指标等动态数据的实时更新。但在外国董事与独立董事异地履职、董事出差等很多情况中，向董事提供的资料只能以电子形式通过网络传输。

无缝衔接的数字时代，提高了企业的安全需求

董事会通过外部渠道实现文件的网络传输，但是外部渠道的安全性又实在令人担忧。相较于渠道的安全风险，管理人员更担心成员在使用中的错发、漏发、转发信息等问题，致使对应的人及时没有收到正确的信息或重要信息传播给无关的人。

此外，董事之间难免会交流公司的机密信息，尤其在网络覆盖及异地履职普遍以后。数字时代的无缝衔接让信息的泄露变得更轻易、更隐秘。尤其当文件从纸质过渡到电子信息时代之后，信息的泄露往往都在无意识当中。

平衡外发与外泄，保护文件安全性

董事会的泄密事件很难处理，因公司顾及生产经营、舆论状况与负面危机，恐陷入其他危机而往往难以处理这类问题。

每逢敏感时期或者要讨论争议话题时，既需要董事履行保密义务，也需要通过其他手段保护董事会的信息封闭性。电子文件的外发既存在信息泄露等安全性隐患，又具备无法回收的难题，无论这些泄露是有意还是无意，这都将会对董事会产生很大的影响。

信息驱动的业务环境推动了治理机制运转和实现安全通信渠道的需求。借助履职工具，跟进项目和审计跟踪监控任务进度，跟踪所有登录操作、包含文件上传、下载以及授予用户和用户组的权限，以实现整个董事会的协调、跟踪和执行，切实提高透明度和问责制。全方位保护董事会机密不外泄，保证董事会的每一场会议、每一份文件都是安全、自主、可控的。

保护和控制董事会网络空间数据

董事会是集体决策机构，董事充分了解信息有利于统筹掌握企业发展动态，积极主动与其他董事一起做出有效的战略决策，为重要决策提供有力的信息保障。

一个安全的存储环境，董事会可以在其中存储所有机密文件，包括会议文件和日常文件。董事可以在文件库中便捷访问董事会文件、会议材料以及以往的会议记录。为了保护文件只被可见的人浏览，管理员可以对文件设置访问权限，只允许有权限的用户才可以访问。

“董事会的危机处理计划应该包含如何应对董事泄露公司敏感信息，无论是在公开场合还是私下的情况，也无论是有心的还是无心的。” 随着网络犯罪变得普遍，这给企业造成了越来越大的负担，企业更应该重视机密数据和软件安全，保护和控制董事会网络空间数据。